Tilinpäätökseen valmistautuminen alkaa tilitoimistossa jo hyvissä ajoin ennen tilikauden vaihdetta

Tase-erittelyjä siistitään, liitetietopohjia luonnostellaan sekä aikatauluja suunnitellaan. Myös asiakasyrityksissä voidaan valmistautua tulevaan tilinpäätökseen ja nopeuttaa näin tilinpäätöksen valmistumista.

Suurin osa kirjanpitomateriaalista on yleensä jo valmiina kirjanpitojärjestelmässä sähköisen järjestelmän myötä. Tilinpäätöksen laatimista ja tilintarkastusta varten tarvitaan kuitenkin myös paljon muuta aineistoa; kuten pankeilta tilien saldotodistuksia sekä veloista, vastuista, johdannaisista ja arvopapereista tiedot, varastoinventaareja sekä hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjoja. Valtaosa tilinpäätösaineiston keräämisestä ja valmistelusta on monesti hoidettavissa pois ennen tilikauden loppua. Tietopyynnöt pankkiasioinnista tilinpäätöstä varten voi hyvin laatia ja lähettää jo etukäteen. Lähettämällä pyynnöt ajoissa voi myös omalta osaltaan varmistaa, että materiaali on saatavilla ja tilinpäätös valmistuu ajallaan. Yrityksen osakasluettelon voi myös tarvittaessa päivittää ajan tasalle. Jos yrityksessä on vaihto-omaisuutta, tulee tilinpäätöstä varten suorittaa varastoinventaari. Kun inventaarin suunnittelee huolellisesti etukäteen, on sen suorittaminen sujuvampaa vuodenvaihteessa.

Kuukausittain ajan tasalla olevan tuloslaskelman, taseen ja pääkirjan läpikäynnillä tunnistetaan helposti kehityksen suuntaviivat sekä yksittäiset poikkeavuudet, jotka mahdollisesti tulisi vielä selvittää ja käydä läpi ennen tilikauden loppua. Erityisesti tilikauden vaihteen lähestyessä on hyvä vielä miettiä, onko yrityksellä tiedossa tilikaudelle kuuluvia tuottoja tai kuluja, joita ei vielä kirjanpidossa ole ja jotka tulisi tilikaudelle jaksottaa. Taseen osalta on tärkeää pohtia muun muassa omaisuuserien arvostusta, mahdollisia aktivointeja sekä kartoittaa oman pääoman tilannetta.

Vaikka kirjanpitäjällä onkin yleensä hyvä käsitys yhtiön liiketoiminnasta sekä tilikauden olennaisista asioista, mahdolliset taseen ulkopuoliset erät olisi hyvä käydä läpi kirjanpitäjän kanssa. Voi olla kuitenkin asioita, joita kirjanpitäjä ei saa selville pelkästään lukujen ja kirjausten myötä. Esimerkkeinä ovat vuokravastuut, yritystä vastaan nostettu oikeusvaade, poikkeukselliset tapahtumat ja sopimukset, omistajan vaihdokset, omien osakkeiden hankinnat, liiketoimintakaupat, rahoituskierrokset ja rahoitussuunnitelmat.

Muistilista asiakkaalle

- pankeilta tilien saldotodistukset

- tiedot veloista, vastuista, johdannaisista ja arvopapereista

- varastoinventaari

- hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat

- valmistelupalaveri kirjanpitäjän kanssa

o tuloslaskelman, taseen ja pääkirjan läpikäynti

o yksittäisten poikkeavuuksien selvittäminen

o tuottojen ja kulujen jaksotukset

o omaisuuserien arvostukset

o poistot

o mahdolliset aktivoinnit

o oman pääoman tilanteen kartoittaminen

o taseen ulkopuoliset erät, kuten vuokravastuut, yritystä vastaan nostettu oikeusvaade, poikkeukselliset tapahtumat ja sopimukset, omistajan vaihdokset, omien osakkeiden hankinnat, liiketoimintakaupat, rahoituskierrokset ja rahoitussuunnitelmat